Politique de confidentialité

La présente politique sur la protection des renseignements personnels (la « Politique ») de la Gestion Kevric Inc. et ses affiliés (« Kevric ») décrit les principes et les pratiques que Kevric suit dans le traitement des renseignements personnels. Le respect de la vie privée ainsi que la protection des renseignements personnels sont essentiels pour nous, c’est pourquoi, par la présente Politique, nous entendons protéger ceux-ci conformément aux lois en vigueur.

Afin d’assurer cette protection, Kevric s’engage à ne collecter, traiter, ni partager une information permettant d’identifier un individu que lorsque ce dernier y a consenti, à moins que cela soit utilisé aux fins de détection et prévention de toutes activités illégales ou requis conformément aux lois ou toute autre loi ou règlement le permettant, auquel cas votre consentement ne sera pas requis.

L’objectif de la Politique est d’informer les utilisateurs des raisons et de la façon dont Kevric ou toute personne agissant en son nom, collectera et utilisera leurs renseignements personnels. Elle est rédigée en langage clair afin d’y assurer le consentement éclairé des utilisateurs.

Collecte des renseignements personnels

Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne ou par son représentant autorisé.

Nous privilégions l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Toutefois le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne. Par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour recevoir une publication ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question est considéré comme un consentement implicite à la collecte d’information contenant des renseignements personnels. Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des renseignements personnels en cause, des fins auxquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables d’une personne placée en situation similaire.

Nous recueillons des renseignements personnels uniquement lorsque cela est nécessaire pour l’embauche, pour ouvrir votre dossier avec notre logiciel de paie.

Utilisation et divulgation des renseignements personnels

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous ne divulguerons pas vos renseignements personnels à des tiers sans votre consentement, sauf si cela est exigé par la Loi.

Les données personnelles collectées pourront être partagées :

  • Si l’entreprise y est contrainte par la Loi (c’est-à-dire les informations médicales requises par la compagnie d’assurance collective);
  • Si les informations sont requises pour toute procédure judiciaire; et
  • Afin de protéger les droits légaux de l’entreprise.

Protection des renseignements personnels

Nous et nos fournisseurs tiers avons mis en œuvre des mesures de sécurité appropriées afin de protéger vos informations personnelles contre l’accès, la divulgation, l’utilisation, l’altération ou la destruction non autorisées. Chaque année, nos fournisseurs tiers sont tenus de remettre, sur une base annuelle, une certification de contrôle interne afin de rassurer Kevric sur la protection des informations personnelles, ainsi que sur les points suivants :

  • Accès sécurisé au fichier
  • Journalisation des actions
  • Application d’une politique de sécurité
  • Environnement réseau sécurisé
  • Procédures d’archivage et d’élimination des données

Veuillez noter que la plupart des renseignements personnels gérés par Kevric sont des renseignements personnels d’employés, de candidats pour un emploi, de consultants et/ou nos partenaires. Pour ce qui est des autres catégories de personnes indiquées ci-dessous, les renseignements fournis sont, dans la majorité des cas, des renseignements de nature professionnelle ou d’affaires. À noter que dans la majorité des cas, Kevric recueille également le titre/fonction professionnel(le) des personnes, le nom de l’organisation et/ou l’adresse de l’organisation.

Voici une liste non exhaustive sur les types de renseignements personnels que notre compagnie pourrait collecter, leur utilisation, ou l’objectif visé, ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis. Ainsi, cela comprend, sans s’y limiter, les éléments qui suivent :

Clients

  • Renseignements recueillis (lorsque nécessaires) : nom; numéro de téléphone; courriel; renseignements bancaires (lorsque nécessaire); langue; code postal.
  • Fin de la collecte / utilisations : établir et gérer les relations avec la clientèle (et obtenir un moyen de communication); fournir un service; recueillir des informations dans le cadre d’un programme; répondre à une demande de renseignement; connaître la langue privilégiée de communication; permettre le paiement de loyers mensuels.
  • Manière de recueillir : au moyen de formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par Kevric ou d’un tiers autorisé; par courriel (directement ou par l’entremise d’un document ou autre type de formulaire joint); auprès de tiers.

Candidats à l’emploi et employés

  • Renseignements recueillis (lorsque nécessaires) : nom; numéro de téléphone; courriel; renseignements bancaires; numéro d’assurance sociale; date de naissance; adresse.
  • Fin de la collecte / utilisations : la gestion des communications avec le candidat ou l’employé; assurer le fonctionnement du système de paie.
  • Manière de recueillir : par courriel sécurisé; par téléphone; formulaires web.

Consultants

  • Renseignements recueillis (lorsque nécessaires) : nom; numéro de téléphone; courriel; renseignements bancaires; adresse.
  • Fin de la collecte / utilisations : la gestion des communications avec le consultant; la facturation.
  • Manière de recueillir : par courriel sécurisé (directement ou par l’entremise d’un document joint : Word, PDF, etc.).

Fournisseurs de services

  • Renseignements recueillis (lorsque nécessaires) : nom; numéro de téléphone; courriel; renseignements bancaires; langue.
  • Fin de la collecte / utilisations : la gestion des mandats; le paiement des factures; connaître les langues dans lesquelles ils peuvent fournir des services.
  • Manière de recueillir : par courriel sécurisé.

Kevric (divers)

  • Renseignements recueillis (lorsque nécessaires) : nom; numéro de téléphone; courriel; coordonnées bancaires (lorsque nécessaire); langue.
  • Fin de la collecte / utilisations : les communications futures; l’inscription aux activités organisées par Kevric; des sondages; la constitution de banques de données pour ces communications futures et pour connaître l’expertise du réseau; connaître la langue privilégiée de communication; établir le partenariat (signature d’ententes de partenariats); la collaboration.
  • Manière de recueillir : au moyen de formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par Kevric et d’autres plateformes ou outils technologiques de formulaires (p. ex. Microsoft Forms); auprès de tiers; par courriel sécurisé (directement ou par l’entremise d’un document ou autre type de formulaire joint).

Personnes âgées de moins de 14 ans

Conformément à la législation en vigueur, le consentement des parents ou tuteurs légaux pour la collecte et l’utilisation des informations personnelles des enfants âgés de 14 ans et moins est obligatoire, sauf lorsque cette collecte est manifestement au bénéfice de ce mineur. Si nous constatons ou si nous sommes informés que nous avons recueilli des informations personnelles auprès d’un mineur de 14 ans et moins sans le consentement approprié, nous prendrons les mesures nécessaires pour supprimer ces informations de nos systèmes dans les meilleurs délais. Compte tenu de la nature de nos activités, nous ne recueillons aucune information sur des personnes âgées de moins de 14 ans.

Fichiers témoins – « Cookies »

Les sites web de Kevric peuvent utiliser des fichiers témoins (« cookies ») et/ou autres technologies de suivi. Toutefois, compte tenu de la nature de nos activités, Kevric ne recueille pas, n’utilise pas, ne conserve pas et n’accède pas aux informations qui font l’objet d’un suivi.

Accès et correction des renseignements personnels

Vous pouvez demander d’avoir accès à vos renseignements personnels que nous détenons ou de modifier, retirer ou corriger certains renseignements à votre dossier.

Pour tout commentaire, question, ou demande concernant notre Politique de protection des renseignements personnels et nos pratiques, veuillez nous écrire à : vieprivee@kevric.ca

Vous pouvez également vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec (la « Commission »). Une plainte écrite peut être déposée auprès de la Commission en consultant la page suivante : https://www.cai.gouv.qc.ca/diffusion-de-linformation/services-et-formulaires/. Nous vous invitons toutefois à contacter d’abord le responsable de la protection des renseignements personnels et de la vie privée chez Kevric ci-dessous.

Coordonnées du responsable du traitement des renseignements personnels :

Luigi Cecere
Gestion Kevric Inc.
1 Place Ville-Marie, bureau 2010
Montréal (Québec) H3B 2C4
514-397-2277
vieprivee@kevric.ca

Mise à jour ou modification de la Politique

La présente Politique peut être modifiée en tout temps par Kevric. Kevric se réserve le droit d’interpréter la Politique à sa seule discrétion et d’y apporter en tout temps, les modifications qu’elle juge appropriées sans préavis.